Iedereen die ooit een evenement heeft georganiseerd, weet dat dit heel veel tijd kost. En dat is onnodig. Congress Care neemt graag het complete project van u over. Van de allereerste vergadering tot en met de evaluatie. Natuurlijk blijft u zelf aan het roer. Wij gebruiken uw kennis, werken samen aan een zo sterk mogelijk programma, zoeken met u naar de beste sprekers en overleggen regelmatig over de voortgang van de organisatie. Maar het tijdrovende werk, realiseren wij.
Dit doen wij:
- Doel- en doelgroepbepaling
- Van idee naar programma-invulling
- Afstemming inhoud en beleving
- Inzet netwerk en koppeling partijen
- Opzet, planning en complete organisatie programma
- Opstellen en bewaken projectplan
- Samenstellen draaiboek
- Administratieve werkzaamheden
- Voorbereiden, opmaken en distribueren notulen
- Aanspreekpunt voor deelnemers en sprekers
- Samenstellen lijst genodigden
- Coördinatie en verzending uitnodigingen
- Verenigingssecretariaat
- Opstellen en bewaken budget
- Openen en beheren congresbankrekening
- Financieel management
- Financiële administratie
- Aanvraag accreditatie
- Vastlegging studiepunten m.b.v. het registratie- en accreditatiesysteem Gaia
- Opstellen promotie- en publiciteitsplan
- Begeleiding ontwerp, tekstredactie en drukwerk communicatie-uitingen zoals briefpapier, uitnodigingen, advertenties, posters, brochures, programmaboek en abstractboek
- Ontwerp, invulling en (technisch) beheer interactieve website
- Optimale inzet social media (Twitter, Hyves, LinkedIn, Facebook ect.)
- Verzorgen publiciteit (nieuwsberichten externe media, congreskalenders)
- Perscontacten
- Productie programmaboek, abstractboek, dvd
- Advies inhoud en opzet programma
- Advies mogelijke sprekers en dagvoorzitters
- Uitnodigen sprekers
- Programma- en sprekersbegeleiding
- Opzet en coördinatie inschrijfprocedure indienen abstracts
- (Online) verzamelen, beoordelen en verwerken abstracts en proceedings
- Locatie selectie en onderhandeling
- Zaalreservering en technische voorzieningen
- Organisatie en coördinatie catering
- Organisatie en coördinatie audiovisuele media
- Aankleding van de locatie, zalen en podium
- (Online)deelnemersregistratie
- Deelnemersadministratie
- Leveren badges en deelnemerslijsten
- Opstellen zaal- en tijdsindeling
- Ontvangst en registratie deelnemers, sprekers, exposanten en andere betrokkenen
- Coördinatie en regievoering draaiboek
- Contracteren en instrueren hostesses, technici etc.
- Logistieke organisatie
- Coördinatie opzet en uitwerking evaluatie deelnemers, sprekers
- Bijwerken deelnemersbestand
- Evaluatie met opdrachtgever(s)